ChatGPT로 업무 효율 2배 높이기 (2) - 회의록 작성

지난 글에서 ChatGPT를 활용한 이메일 작성법을 소개해드렸는데요. 오늘은 더 나아가 '회의록 작성'에 ChatGPT를 활용하는 방법을 알아보겠습니다.

회의록, 왜 어려울까요?

회의록 작성은 많은 직장인들이 부담스러워하는 업무 중 하나입니다. 회의 중에 집중해서 듣고, 중요한 내용을 놓치지 않고 기록하고, 나중에 다시 읽어도 이해할 수 있게 정리하는 것... 생각보다 쉽지 않죠. 하지만 ChatGPT를 활용하면 이 과정을 훨씬 수월하게 만들 수 있습니다.

ChatGPT로 회의록 작성하기

1. 기본 프롬프트 템플릿

다음 회의 내용을 회의록 형식으로 정리해주세요:
- 회의 제목: [회의명]
- 일시: [날짜와 시간]
- 참석자: [참석자 명단]
- 주요 논의 사항:
[회의 내용 요약]

다음 형식으로 작성해주세요:
1. 회의 개요
2. 논의 사항
3. 결정 사항
4. 후속 조치

 

2. 실제 활용 예시

프롬프트:

다음 회의 내용을 회의록 형식으로 정리해주세요:
- 회의 제목: 2024년 마케팅 전략 회의
- 일시: 2024년 2월 15일 오후 2시
- 참석자: 마케팅팀 김과장, 박차장, 이대리
- 주요 논의 사항:
SNS 마케팅 강화 필요성 논의
인플루언서 협업 예산 검토
상반기 프로모션 일정 조율
유튜브 채널 활성화 방안

기존 회의록 형식에 맞춰 작성해주세요.

ChatGPT 답변:

[회의록]

1. 회의 개요
   - 회의명: 2024년 마케팅 전략 회의
   - 일시: 2024년 2월 15일 14:00-15:30
   - 장소: 본사 3층 회의실
   - 참석자: 마케팅팀 김과장, 박차장, 이대리

2. 논의 사항
   2.1 SNS 마케팅 강화
       - 현재 인스타그램, 페이스북 운영 현황 점검
       - 채널별 성과 분석 및 개선점 도출
       
   2.2 인플루언서 협업
       - 상반기 인플루언서 마케팅 예산 검토
       - 타겟 인플루언서 선정 기준 논의
       
   2.3 상반기 프로모션
       - 3월: 봄맞이 신제품 프로모션
       - 5월: 가정의 달 특별 이벤트
       
   2.4 유튜브 채널
       - 현재 구독자 증가율 및 영상 조회수 분석
       - 콘텐츠 제작 방향성 논의

3. 결정 사항
   - SNS 채널별 담당자 지정 및 주간 성과 보고 체계 수립
   - 인플루언서 협업 예산 월 500만원으로 확정
   - 5월 프로모션 기획안 다음 주까지 작성
   
4. 후속 조치
   - 담당: 이대리
     → SNS 채널별 세부 운영계획 수립 (기한: 2/20)
   - 담당: 김과장
     → 인플루언서 리스트 작성 (기한: 2/22)
   - 담당: 박차장
     → 5월 프로모션 기획안 작성 (기한: 2/23)

[붙임] 
다음 회의: 2024년 2월 23일 14:00
안건: 5월 프로모션 기획안 검토

 

3. 회의록 작성 시 유용한 팁

1. **회의 중 키워드 중심으로 메모하기**

   - 모든 내용을 받아적으리 필요 없음
   - 핵심 키워드만 기록하고 ChatGPT로 살을 붙이기

2. **단계적으로 보완하기**

   - 1차: 기본 틀 잡기
   - 2차: 세부 내용 보완
   - 3차: 어투와 표현 다듬기

3. **회의록 템플릿 만들기**

   프롬프트: "위 회의록을 우리 회사 양식에 맞춰 다시 작성해주세요.
   특징:
   - 안건별로 번호 매기기
   - 담당자 이름 굵게 표시
   - 기한 빨간색으로 강조"

실제 활용 사례와 주의사항

잘 되는 케이스

- 정기 회의나 기획 회의처럼 구조화된 회의
- 명확한 안건과 결정사항이 있는 회의
- 후속 조치 사항이 많은 회의

주의가 필요한 케이스

- 민감한 인사/급여 관련 회의
- 회사의 기밀 정보가 포함된 회의
- 제품 개발 등 핵심 기술 관련 회의

---

회의록 작성은 ChatGPT를 업무에 활용하기 가장 좋은 분야 중 하나입니다. 처음에는 어색할 수 있지만, 이 글에서 소개해드린 방법들을 하나씩 적용해보세요. 분명 업무 효율이 크게 향상될 거예요.

다음 편에서는 "기획안 작성"에 ChatGPT를 활용하는 방법을 소개해드리도록 하겠습니다. 더 많은 업무 효율화 팁을 기대해주세요!